Wyciąg z procedury zgłaszania naruszeń przepisów prawa przez sygnalistów

Sposób dokonywania Zgłoszeń

Kanał wewnętrzny

Zgłoszenie może zostać złożone na piśmie (w tym w formie elektronicznej) lub ustnie, z wykorzystaniem jednego z poniższych kanałów zgłoszeń funkcjonujących w .mdd:

1. spotkanie bezpośrednie w uzgodnionym z Osobami przyjmującymi Zgłoszenia terminie, zorganizowanym nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego wniosku przez Osoby przyjmujące Zgłoszenie.
2. na skrzynkę poczty elektronicznej sygnalista@mdd.pl

W przypadkach, w których Zgłoszenie Naruszenia dotyczy bezpośrednio naruszenia dokonanego przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie, Sygnalista, ze względu na fakt obsługi adresu mail przez wszystkie osoby dedykowane podejmowaniu zgłoszeń, może dokonać Zgłoszenia w drodze kontaktu bezpośredniego z inną osobą przyjmującą Zgłoszenia, a jeżeli mimo to uważa, że zagrożone jest bezstronne prowadzenie Postępowania wyjaśniającego, z zachowaniem zasad wskazanych w niniejszej Procedurze, Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub jeżeli zlecono odbieranie zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu, Sygnalista może skorzystać z tego sposobu dokonywania Zgłoszeń.

Osobą odpowiedzialą za przyjmowanie Zgłoszeń w Spółce jest:

1. Sylwia Kluczyńska
2. Sylwia Pytlak
3. Małgorzata Graczyk

Osoba przyjmująca Zgłoszenie posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwia przyjmowanie, wstępną analizę Zgłoszenia i przeprowadzenie działań następczych. Po otrzymaniu Zgłoszenia […] pod warunkiem, że Zgłoszenie nie zostało dokonane w sposób uniemożliwiający kontakt ze Zgłaszającym, Zgłaszający będzie informowany o przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

Sygnalista będzie informowany o wynikach postępowania wyjaśniającego, tj. stwierdzeniu lub braku stwierdzania naruszenia prawa i podjętych działaniach następczych w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.

W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji dotyczących wyników postępowania, o którym mowa jest powyżej w pkt 2 liczy się od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.

W przypadku braku możliwości skontaktowania się ze Zgłaszającym i dalej Sygnalistą z powodów nie leżących po stronie .mdd, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń.

W przypadku otrzymania Zgłoszenia drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych skrzynek poczty elektronicznej, informacje zwrotne domyślnie będą przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany w Zgłoszeniu.

Jeżeli Zgłoszenie zostanie dokonane ustnie podczas spotkania z jedną z Osób przyjmujących zgłoszenie Sygnalista dobrowolnie wskazuje kanał komunikacji, jakim chce otrzymywać Informacje zwrotne, w szczególności adres e-mail, nr telefonu lub adres korespondencyjny.

Dokumenty dotyczące zgłoszeń prowadzone są w formie elektronicznej i w formie elektornicznej przechowywane i archiwizowane. Przekazane na tym etapie postępowania dokumenty papierowe w tym protokół z podjęcia zgłoszenia osobiście podlegają po potwierdzeniu ich zgodności z oryginałem przeniesione do formatu elektronicznego np. poprzez ich zeskanowanie. Oryginały zwracane są osobom, które dostarczyły dokumentacje.

Kanał zewnętrzny

Jeżeli w ocenie Sygnalisty zachodzi ryzyko działań odwetowych lub wymagają tego przepisy powszechnie obowiązujące, Sygnalista przekazując informacje na temat Naruszeń uprawniony jest również do korzystania z zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. W tym zakresie do przyjmowania zgłoszeń uprawnione są wyznaczone organy państwowe.

Korzystanie z zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń może nastąpić po uprzednim dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego.

Osoba przyjmująca zgłoszenia odpowiada za udostępnienie Sygnaliście lub innej osobie chcącej dokonać Zgłoszenia informacji dotyczących:

1. właściwych organów wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń Naruszeń kanałem zewnętrznym,
2. procedur dokonywania zgłoszeń Naruszeń,
3. trybu rozpatrywania zgłoszeń oraz związanych z nimi działań następczych,
4. środkach pomocy prawnej oferowanej przez właściwe organy.

Osoba przyjmująca zgłoszenie udostępnia oraz aktualizują kwestie, o których mowa w pkt. 3 niezwłocznie po określeniu informacji w tym zakresie przez właściwy organ.

Ujawnienie publiczne

Ujawnieniem publicznym jest przekazanie informacji do środków masowego przekazu.

Osoba dokonująca ujawnienia publicznego kwalifikuje się do objęcia ochroną, jeżeli spełniony został jeden z następujących warunków:

1. uprzednie dokonanie zgłoszenia wewnętrznego i/lub zewnętrznego, w odpowiedzi, na które nie podjęto odpowiednich działań w terminie,
2. istnienie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że:
   1. naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego,
   2. grozić jej będą działania odwetowe w przypadku dokonania zgłoszenia kanałem zewnętrznym,
   3. istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.

Obszary Naruszeń, które mogą być przedmiotem Zgłoszenia

Niniejsza Procedura ma zastosowanie do zgłaszanych przez Sygnalistów Naruszeń prawa, obejmujących działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące, w szczególności:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5. bezpieczeństwa transportu;
6. ochrony środowiska;
7. zdrowia publicznego;
8. ochrony konsumentów;
9. ochrony prywatności i danych osobowych;
10. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
11. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
12. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanym powyżej.

Zasady przyznania ochrony Sygnalisty [prawa i ochrona Sygnalisty]

Każda osoba, która jest świadkiem lub ma podejrzenie wystąpienia Naruszenia, powinna niezwłocznie zgłosić taki fakt. Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonanego Zgłoszenia Naruszenia, szczegółowo wymienionych w pkt 3 poniżej niniejszej Procedury.

Zabronione działania odwetowe polegają, m.in. na:

1. odmowę nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
7. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14. mobbingu;
15. dyskryminacji;
16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Sygnaliści, którzy doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, mogą zgłosić ww. działania odwetowe w analogiczny sposób jak zgłoszenie Naruszenia.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Dokonywanie nieprawdziwych zgłoszeń o wystąpieniu Naruszenia, wykorzystywanie zgłaszania Naruszeń w złej wierze lub w sposób uwłaczający innym osobom fizycznym związanym z .MDD Sp. z o.o., w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie jest całkowicie niedopuszczalne i nie podlega jakiejkolwiek ochrony prawnej, jak również powoduje konsekwencje określone w pkt. „Odpowiedzialność Sygnalisty”.

Sygnalista zobowiązany jest do dokonywania Zgłoszeń wyłącznie na zasadach i w formie przewidzianej w niniejszej Procedurze. Zgłoszenia dokonane niezgodnie z niniejszą Procedurą lub wykraczające poza obszary objęte niniejszą Procedurą lub Ustawą nie będą podlegały rozpatrzeniu, a Sygnaliście z tytułu ich dokonania nie będzie przysługiwała ochrona, opisana w Procedurze.

Odpowiedzialność Sygnalisty

Dokonanie Zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dokonywanie Zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty dokonującego Zgłoszenia w złej wierze.

Poufność

Zapewnia się całkowitą poufność danych Sygnalistów zgłaszających Naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia.

Zabronione są jakiekolwiek działania .MDD Sp. z o.o., jej Pracowników lub innych osób działających w jej imieniu zmierzające do odkrycia tożsamości Sygnalisty. Wskazane zachowania traktowane są na równi z Naruszeniem oraz podlegać będą ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki Naruszeń.

Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością .MDD Sp. z o.o., zobowiązana jest do ochrony tożsamości Sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących Naruszeń.

Dzielenie się wskazanymi w ust. 3 informacjami o Naruszeniach dopuszczalne jest jedynie w stosunku do uprawnionych osób, wyłącznie w ścisłym zakresie dotyczącym danej sprawy.

.MDD Sp. z o.o. oraz działające w jej imieniu podmioty, osoby i komórki organizacyjne zobowiązują się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań związanych z zamiarem odkrycia tożsamości Sygnalistów.

Wyjątek od wskazanej powyżej zasady zachowania poufności stanowi sytuacja, w której:

1. bezwzględnie obowiązujące przepisy powszechnie obowiązującego prawa wymagają od .MDD Sp. z o.o. ujawnienia informacji dotyczących Naruszenia właściwym organom,
2. nastąpi powierzenie przyjmowania i/lub analizy zgłoszonych Naruszeń wykwalifikowanemu podmiotowi zewnętrznemu przez Spółkę, na podstawie zawartej umowy powierzenia danych osobowych pomiędzy Spółką a taki podmiotem zewnętrznym.

Ochrona danych osobowych

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13-14 RODO kierowany do Zgłaszającego dostępny jest tutaj [Pobierz formularz]

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13-14 RODO kierowany do wskazanych lub wymienionych w zgłoszeniu, osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia, której pomoc nie powinna zostać́ ujawniona oraz pozostałych osób objętych Działaniem następczym dostępny jest tutaj [Pobierz formularz]